COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

 

MANUAL DE BIENVENIDA

Este documento suele contener lo más interesante y esencial que un trabajador o persona debe saber al ingresar a cierto lugar  al que corresponda.

Contando con los siguientes elementos:

Portada: información de la institución

Se puede agregar un índice

Presentación: objetivo del manual

Introducción: describe la empresa

Objetivo: propósito de la organización

Historia de la Compañía

Visión

 Misión

Valores

Políticas de la asociación

Filosofía del trabajo

Estilos de Administración

Estructura de la compañía y organigrama

Estatus de la asociación

Beneficios de la asociación y representantes

La carta es un  medio de comunicación por medio del cual se pueden comunicar dos personas, ya sean dos empresas, dos comerciantes o particulares, siempre contando con el requisito de ir mecanografiadas.

Existen varios tipos de cartas como son:

Formal:

Oficial:

Confidencial:

Este medio cuenta con los siguientes elementos:

Encabezado: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, saludo y asunto.

Cuerpo:

Introducción: se agradece o se  indica el motivo

Núcleo: desarrollo de la idea principal

Conclusión: resumen de la carta o estímulo.

Cierre: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario y saludo.

INFORME

Este es un texto por medio del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular, pudiendo ser también  este una noticia o instrumento que se da de un asunto o suceso o bien de una persona.

Algunos tips para la excelente presentación de sus informes son los siguientes:

Debes hacerlo

•             Claro

•             Preciso

•             Detallado

Pudiéndote apoyar con la ayuda de

•             Fotos

•             Tablas

•             Diagramas

Para que tu informe cuente con una buena presentación debes incluir

•             Portada

•             Titulo del proyecto

•             Nombre de la empresa que solicita el proyecto

•             En su índice la mención de la ubicación de tablas y gráficos

•             Pudiendo mencionar también un objetivo de estudio

•             Principales resultados y

•             Conclusiones dejando un breve espacio para algunas

•             Recomendaciones

Y por ultimo tú le darás la clasificación correcta ya sea por su:

•             Extensión: corta de 8 a 10 cuartillas o larga de más de 10 cuartillas.

•             Función: que pueden ser comunicativos, examinadores o analíticos.

•             Finalidad: formales o informales, técnicos o divulgativos.

Algo esencial en este tipo de comunicación y en la empresa es el

BUZON DE SUGERENCIAS

Este permite la mejora continua y motiva el personal tomándolo también como una herramienta para ciertas mejoras de la empresa.

Algunos aspectos en los que nos ayuda el buzón de sugerencias son:

•             Brindar información a los empleados  y llevar un mejor control con sus sugerencias.

•             Da libre expresión y opinión a los empleados que en la empresa laboran

•             A pesar de que es un sistema muy lento y en muchas ocasiones ya no se utiliza, sirve para tomar algunas des ciciones buenas para la empresa.

Todos los  comentarios aquí elaborados deben estar directamente involucrados y comprometidos con las jefaturas directas

Un documento mas, utilizado también en la comunicación escrita en la empresa es él:

MEMORANDUM O MEMORANDO

                

Este documento es un informe donde se expone algo o algún tema que debe ser tomado en cuenta para determinada acción.

Este debe contener los siguientes elementos:

•             NOMBRE: que es del nombre del destinatario o a quien va dirigido.

•             NOMBRE DEL REMITENTE: es el nombre de quien emite o envía el mensaje.

•             LUGAR Y FECHA: de donde se está elaborando el mensaje.

•             MENSAJE: es un  mensaje breve como contenido de lo que se quiere comunicar.

•             FIRMA DEL REMITENTE: el  nombre o firma de quien lo está enviando.

OTRO DE LOS DOCUMENTOS DE GRAN UTILIDAD EN LA EMPRESA ES LA

CIRCULAR

Este es un escrito que se utiliza o se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto o varios a numerosas personas que les interesa por igual el asunto o tema.

Existen 2 tipos de circulares la

•             externa  

•             interna.

Elementos que conforman a la circular:

•             asunto

•             fecha

•             dirección; nombre o designación de los destinatarios

•             texto

•             despedida

•             antefirma

•             firma

•             referencias finales.

Un elemento o documento que también es muy comunicación es este tipo de comunicación es la:

ACTA

Que es un documento por medio del cual se da fe  de lo sucedido en las reuniones convocada con carácter oficial, así como  los acuerdos tomados en ella y son registrados en un libro de actas.

Necesariamente deben conformarlo:

•             inicio

             lagar, fecha, hora, nombre de la sociedad

             asistentes, ausentes, puestos

             orden de los temas que se va a tratar.

•             Contenido

             Deliberaciones que afectan los temas a tratar, así como los acuerdos.

•             Final

             No habiendo mas asuntos que tratar se levanta la sesión  a las horas minutos del día de la fecha.

             Firma del secretario.

Por último mencionaremos un documento más sin mencionar algunos otros que faltan:

FOLLETO

Es un número de hojas reducidas impresas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario, permitiendo este documento tener una información breve e interesante y sobre todo practica para la comprensión y  utilización correcta de la información.

Este puede ser un

•             Tríptico

•             Volante

•             Y un cualquier otro tipo de folleto.